Verschwendung

Auch in Ihrem Unternehmen gibt es sie - die sieben klassischen Verschwendungsarten!

 

Transport

Sie befördern Dokumente (Ordner, Aktenmappen) physisch zwischen den Arbeitsplätzen und einer zentralen Ablage hin und her. Aufgrund gesetzlicher Vorschriften lagern Sie die Unterlagen nach Gebrauch noch viele Jahre in Archiven.

 

Inventar/Lager

Sie haben kleinere Zwischenlager und kurzlebige Kopien von Unterlagen an Ihrem Arbeitsplatz. Zusätzlich zur zentralen Ablage gibt es langjährige Archive, die außer zu Prüfzwecken der Steuerbehörde niemals wieder angeschaut werden.

Alle diese Lager benötigen Platz, manchmal auch besonderen Zugangsschutz. Das verursacht Kosten, die mit der eigentlichen Leistung für Kunden nichts zu tun haben und deshalb von diesen natürlich auch nicht bezahlt werden.

 

Bewegung

Nix gegen ein bisschen Gymnastik am Arbeitsplatz - doch im direkten Zusammenhang mit Lagern und Transporten stehen auch Bewegungsvorgänge des Menschen, der auf die Handakten am Arbeitsplatz zugreift oder mehrmals wöchentlich die Zentralablage oder Archive aufsucht.

 

Warten/Suchen

Warten auf bestellte Unterlagen aus der Zentralablage, Suchen nach Unterlagen, die nicht richtig abgelegt wurde, das Umschlagen der Seiten in einem dicken Ordner, wenn das benötigte Blatt ganz hinten drin ist ... hier entsteht der größte Verschwendungseffekt. Denn es sind nicht einmalige "große Brocken" wie "Hochwasser im Archiv" das Kernproblem, die jedem sofort auffallen, sondern die vielen kleinen Warte- und Suchzeiten, an die man sich längst gewöhnt hat, die sich aber über die Arbeitszeit aller Mitarbeiter im Jahr erheblich summieren.

 

Überproduktion

Das erscheint Ihnen auf den ersten Blick bei Dokumenten gar nicht relevant? Mal ehrlich, wie viele (unnötige) Papierkopien oder elektronische Ausfertigungen schwirren bei Ihnen herum, weil der Zugriff auf die zentrale Ablage so langwierig ist?

 

Überbearbeitung

kommt häufig vor, wenn mehrere Personen zugleich an/mit Dokumenten arbeiten. Um vermeintlich schneller zu arbeiten, erstellt man Papierkopien oder elektronische Duplikate - mit der Folge, dass die separaten Unterlagen (Änderungen, Ergänzungen, Genehmigungen o.ä.) am Ende wieder zusammengeführt werden müssen. Dadurch entstehen zusätzliche unnötige Bearbeitungsschritte.

 

Fehler/Defekte

Wie oft verschwinden Unterlagen "spurlos", werden am falschen Ort abgelegt, werden die falschen Unterlagen aus der zentralen Ablage entnommen und unbemerkt weiterverarbeitet?

 

Ein Weg, Ihre Dokumentenablage nachhaltig zu verbessern, kann ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) sein. Um die Verschwendung wirkungsvoll einzudämmen, genügt es leider nicht, die Unterlagen einfach zu digitalisieren und "irgendwie" abzulegen. Im Gegenteil: Die planlose Einführung eines DMS kann nicht nur babylonische Verwirrung stiften, sondern auch immense Mehrkosten verursachen. Im schlimmsten Fall behalten die Mitarbeiter die alte Praxis der Papierkopien bei!

 

Ein guter Dienstleister wird im Vorfeld die Prozesse zum Umgang mit den Dokumenten aufnehmen und analysieren, um Sie und Ihr Team optimal durch den weiteren Umstellungsprozess zu begleiten.

Quelle: GeEmCo | Götz Müller Consulting, 71554 Weissach im Tal

 

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